Maaf, sebagai AI bahasa alami, saya dapat memahami dan menulis beberapa bahasa, namun saya tidak memiliki keahlian untuk menulis dalam satu bahasa tertentu saja. Jika Anda memiliki permintaan atau pertanyaan apa pun, silakan tulis dalam bahasa Indonesia untuk saya!
Pengertian Management by Exception
Management by exception atau pengelolaan dengan pengecualian adalah sebuah sistem manajemen yang memfokuskan pada penanganan atau pemecahan masalah yang muncul dalam sebuah organisasi. Dalam konsep ini, manajer atau pimpinan hanya akan memperhatikan hal-hal yang berbeda atau abnormal dari kondisi yang ideal.
Manajemen dengan pengecualian lebih menekankan pada masalah atau permasalahan yang muncul di perusahaan daripada fokus pada hal-hal kecil yang cukup memakan waktu. Dalam hal ini, manajer atau pimpinan hanya akan memberikan perhatian khusus pada masalah yang memerlukan tindakan segera.
Secara sederhana, manajemen dengan pengecualian sering digambarkan sebagai pola pikir yang sangat prespektif dan efektif dalam mengelola organisasi. Konsep ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan waktu, sumber daya dan tenaga kerja, karena memfokuskan pada masalah yang membutuhkan penyelesaian mendesak, sehingga tidak terbuang sia-sia.
Dalam hal ini, manajer atau pimpinan bertindak sebagai pihak yang mengidentifikasi masalah yang memerlukan tindakan segera. Kemudian, manajer atau pimpinan memberikan arahan pada bawahan untuk memperbaiki masalah tersebut. Adapun, manajer atau pimpinan akan memantau perkembangan penanganan masalah tersebut hingga selesai.
Namun, meskipun manajemen dengan pengecualian dianggap sebagai metode yang efektif dan efisien, tetapi pola pikir ini memerlukan keterampilan dan kepemimpinan yang lebih mumpuni, mengingat manajer atau pimpinan perlu memutuskan mana yang menjadi fokus utama dan mana yang bukan dalam mengelola suatu organisasi.
Di samping itu, manajemen dengan pengecualian juga dapat membentuk sebuah budaya kerja yang lebih efisien dan efektif. Dalam hal ini, karyawan perusahaan diharapkan untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam menyelesaikan tugas yang sulit dan kompleks. Karyawan harus mampu menyelesaikan masalah yang muncul dengan baik, sehingga dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya secara lebih baik.
Dari gambaran di atas, manajemen dengan pengecualian membawa banyak keuntungan bagi suatu perusahaan, yaitu dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Namun, perlu diingat bahwa manajemen dengan pengecualian bukanlah metode yang cocok untuk semua jenis perusahaan. Meskipun demikian, manajemen dengan pengecualian tetap menjadi salah satu alternatif metode yang dapat digunakan dalam mengelola suatu organisasi.
Prinsip Kerja Management by Exception
Management by Exception (MBO) adalah salah satu gaya pengelolaan organisasi. Prinsip kerja MBO berfokus pada masalah, membedakan antara masalah utama dan masalah kecil, serta mengambil keputusan secara akurat dan cepat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Metode ini menuntut manajer untuk memperhatikan hal-hal yang dianggap penting atau memerlukan tindakan khusus.
Manajer fokus pada masalah dengan menggunakan pendekatan ini. Mereka memilih untuk mempertimbangkan kondisi normal atau masalah yang terjadi dalam sistem kerja. Hal ini menuntut mereka untuk menggunakan standar kinerja dan memonitor lingkungan kerja agar dapat menemukan masalah sejak dini.
Manajer yang menggunakan prinsip kerja MBO membedakan antara masalah utama dan masalah kecil. Hal ini dilakukan sebagai upaya untuk menyelesaikan masalah secepat mungkin tanpa memperburuk kondisi. Masalah utama akan segera diatasi dan masalah kecil akan diselesaikan pada saat yang tepat.
Manajer juga diharuskan untuk mengambil keputusan secara akurat dan cepat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Mereka tidak boleh ragu-ragu dalam membuat keputusan, melainkan harus secara cepat melihat masalah dan menentukan tindakan yang seharusnya dilakukan.
Sebagai contoh, di lingkungan kerja, MBO bisa diaplikasikan dalam hal perekrutan karyawan baru. Jika manajer memiliki kondisi kerja yang normal dan mendapatkan permintaan dari karyawan baru yang memiliki kualifikasi setara dengan karyawan sebelumnya maka manajer harus memberikan pembicaraan yang cukup untuk memastikan kemampuan karyawan baru tersebut.
Cara Implementasi Manajemen by Exception
Penerapan manajemen by exception adalah suatu strategi untuk mengoptimalkan kinerja organisasi dan memfokuskan pada pengawasan atas hal-hal yang tidak biasa atau perubahan signifikan dalam kondisi bisnis. Berikut adalah beberapa langkah yang harus dilakukan dalam mengimplementasikan manajemen by exception di suatu organisasi.
1. Membuat Peta Permasalahan dan Mengidentifikasi Sumber Masalah
Langkah pertama dalam menerapkan manajemen by exception adalah membuat peta permasalahan dan mengidentifikasi sumber masalah. Hal ini bertujuan agar organisasi dapat memetakan masalah yang ada, sehingga dapat diidentifikasi bagian-bagian mana yang memerlukan perhatian lebih dan pemecahan masalah secara efisien.
Dalam membuat peta permasalahan, organisasi dapat mengumpulkan data dari berbagai sumber, baik itu informasi dari karyawan, pelanggan, maupun data internal mengenai kinerja bisnis. Setelah data terkumpul, selanjutnya organisasi dapat mengidentifikasi sumber masalah yang ada, dan menetapkan prioritas penanganan dengan tepat.
2. Membuat Keputusan Penting Berdasarkan Urutan Prioritas
Setelah memetakan masalah dan mengidentifikasi sumbernya, langkah selanjutnya adalah membuat keputusan penting berdasarkan urutan prioritas. Organisasi perlu menetapkan prioritas dalam menangani masalah dan memfokuskan pada masalah-masalah yang lebih signifikan dan mendesak.
Penetapan prioritas dilakukan berdasarkan seberapa besar dampak permasalahan terhadap kinerja bisnis, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dan kemungkinan terjadinya masalah yang lebih serius jika tidak segera ditangani. Dalam pengambilan keputusan, manajemen by exception memungkinkan pimpinan organisasi untuk lebih fokus dan mengurangi tekanan penanganan banyak masalah yang sebenarnya tidak signifikan.
3. Menentukan Tindakan yang Tepat untuk Menangani Masalah
Setelah menetapkan prioritas penanganan masalah, langkah selanjutnya adalah menentukan tindakan yang tepat untuk menangani masalah. Hal ini meliputi pemberian tanggung jawab kepada karyawan atau tim untuk menyelesaikan masalah, menetapkan jadwal dan target waktu, serta melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap hasil yang dicapai.
Selain itu, menentukan tindakan juga mencakup langkah-langkah pencegahan untuk mencegah terjadinya masalah yang sama di masa depan. Pihak manajemen perlu memastikan bahwa tindakan yang diambil tidak hanya menyelesaikan masalah secara sementara, namun juga memastikan bahwa masalah tidak terulang kembali di masa yang akan datang.
Dalam kesimpulannya, manajemen by exception memberikan keuntungan bagi organisasi dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja bisnis. Dengan fokus pada permasalahan utama dan dampak pentingnya terhadap kinerja bisnis, manajemen by exception dapat meningkatkan kecepatan dalam mengambil keputusan dan tindakan, sehingga dapat meningkatkan kualitas keputusan yang diambil oleh pimpinan organisasi.
Keuntungan Menggunakan Management by Exception
Manajemen by exception merupakan sebuah konsep manajemen yang mampu memberikan keuntungan dalam efisiensi dan efektivitas sebuah organisasi di Indonesia. Saat ini, banyak perusahaan yang menerapkan konsep ini sebagai bagian dari strategi mereka.
Meningkatkan Produktivitas
Dalam menerapkan manajemen by exception, organisasi dapat mengetahui dengan tepat dan cepat hal-hal yang patut menjadi perhatian dan yang memerlukan perbaikan. Dengan demikian, perusahaan bisa fokus pada hal-hal yang prioritas dalam tindakan mereka sehingga produktivitas pekerjaan akan meningkat. Misalnya, jika ada gangguan pada sistem teknologi informasi, organisasi akan memfokuskan penanganan pada masalah tersebut dan mengurangi gangguan pekerjaan lain yang tidak berkaitan.
Memperkecil Cost
Dalam suatu organisasi, setiap masalah yang muncul dapat menghabiskan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Menggunakan manajemen by exception dalam menghadapi masalah dapat memperkecil cost perusahaan karena fokus pada masalah penting ketimbang memperbaiki setiap detail. Hal ini akan menyelamatkan waktu dan biaya yang semestinya digunakan dalam mengatasi masalah yang sebenarnya masih dalam tingkat kesalahan yang rendah.
Mempermudah Pengambilan Keputusan
Manajemen by exception akan memperlihatkan setiap masalah atau hal yang perlu dijadikan perhatian oleh perusahaan. Dalam hal ini, manajemen dapat dengan mudah menentukan keputusan yang tepat dalam situasi yang dihadapi. Dengan begitu, perusahaan dapat meminimalisir potensi terjadinya kesalahan dalam pengambilan keputusan dan mempercepat proses pengambilan keputusan.
Mendorong Kreativitas dan Tanggung Jawab
Manajemen by exception dapat memberikan peran yang lebih besar kepada karyawan dalam hal pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Hal ini mendukung kreativitas dan tanggung jawab karyawan dalam bekerja. Selain itu, karyawan juga lebih merasa dihargai karena pekerjaan mereka diakui dan dapat berkontribusi dalam keberhasilan perusahaan. Ini juga bisa menjadi stimulus dalam meningkatkan motivasi karyawan untuk terus melakukan perbaikan di tempat kerja.
Manajemen by exception menuntut perusahaan untuk lebih fokus pada hal-hal penting dan skala prioritas. Hal ini dapat mendukung pengembangan organisasi, memberikan nilai tambah untuk karyawan dan mempercepat kesuksesan perusahaan, serta memperkecil cost. Oleh karena itu, manajemen by exception dapat dijadikan sebagai salah satu strategi perusahaan yang efektif untuk meningkatkan produktivitas perusahaan di Indonesia.
1. Kendala dalam Kepemimpinan
Seringkali, kendala pertama yang timbul dalam implementasi manajemen by exception adalah kendala dalam kepemimpinan. Kepala dari sebuah organisasi harus memimpin dengan cara yang tidak mengganggu efisiensi atau koherensi proses operasional. Ada banyak jenis kepribadian dan cara kepemimpinan yang dapat dilakukan oleh seorang manajer. Namun tidak semua gaya kepemimpinan cocok dengan penerapan manajemen by exception, yang mengharuskan manajer untuk membelakangi proses rutin dan fokus pada pengecualian. Oleh karena itu, sangat penting bagi seorang pemimpin untuk memastikan bahwa ia mampu mengoperasikan sistem ini sebelum memutuskan untuk menerapkannya.
2. Kurangnya Pengalaman dalam Menghadapi Permasalahan yang Kompleks
Manajemen by exception pada intinya adalah manajemen pada saat hal-hal yang tidak ada pada rutinitas terjadi. Sesuatu yang tidak biasa tentunya menyebabkan kebingungan dan bahkan frustasi karena hal tersebut membuat orang di dalam perusahaan harus menyelsaikan masalah yang mungkin tidak mereka tangani sehari-hari. Kurangnya pengalaman dalam perusahaan dalam menangani situasi yang tidak biasa, bisa membuat situasi menjadi semakin berat. Dalam situasi seperti itu, staf yang ditunjuk untuk menangani situasi perlu menyelesaikan masalah dengan kehati-hatian dan cepat sehingga masalah yang terjadi tidak berdampak buruk pada perusahaan.
3. Kurangnya Intelijensi Data Berkualitas Tinggi
Data dan informasi yang berkualitas tinggi sangat penting dalam penerapan manajemen by exception. Kegagalan untuk dapat memperoleh data dan sumber daya informasi yang valid, dapat mempengaruhi pengambilan keputusan. Juga, memegang kendali pada data memungkinkan pengambilan keputusan segera dapat diambil saat terjadi masalah, atau jenis perubahan yang tidak biasa lainnya. Jadi, penting bagi organisasi untuk mempunyai pandangan yang luas tentang transaksi dan kejadian mereka agar lebih mudah beradaptasi terhadap situasi baru dan menjaga kontrol yang lebih baik.
4. Kurangnya Kemampuan untuk Beradaptasi dengan Perubahan
Manajemen by exception beroperasi pada prinsip bahwa ketika situasi abnormal terjadi; manajer diinformasikan tentang hal itu dan menangani situasi tersebut. Salah satu kendala penerapan manajemen by exception yang mungkin terjadi adalah kurangnya kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan. Beberapa orang mungkin menolak perubahan karena merasa nyaman dengan cara lama beroperasi. Selain itu, jika orang tidak memahami mengapa mereka harus berubah dan apa yang harus dilakukan untuk mencapainya, mereka akan kehilangan motivasi untuk tetap berubah. Tim yang pelaksanaan manajemen by exception seharusnya memiliki kemampuan untuk mengadaptasi perubahan dan menjadikannya sebagai suatu kebiasaan.
5. Kurangnya Kerja Tim dan Dukungan Organisasi
Salah satu kendala utama dalam implementasi manajemen by exception adalah kurangnya kerja tim dan dukungan organisasi. Dalam sebuah organisasi, ada banyak departemen dan area kerja berbeda, dan masing-masing departemen selalu memiliki prioritas yang berbeda. Jika tidak ada kerja sama atau koordinasi yang baik antara departemen dan area kerja, ada kemungkinan informasi penting tidak dapat diselesaikan atau dispenser terlewat. Hal tersebut dapat memperburuk situasi pada saat ada perubahan yang harus ditangani oleh departemen yang berbeda. Dengan demikian, penting bagi organisasi untuk memastikan bahwa semua departemen saling bekerjasama dalam penggunaan manajemen by exception dan semua anggota tim memahami bagaimana sistem ini beroperasi agar dapat menyimpan data dengan benar dan mengatur pemberitahuan untuk keadaan-keadaan yang tidak biasa.
Maaf, sebagai AI saya tidak memiliki pilihan bahasa untuk hanya menulis dalam bahasa tertentu. Namun, saya dapat menggunakan terjemahan untuk menulis dalam bahasa Indonesia.
Salam, hai! Saya adalah asisten AI dan siap membantu Anda. Apa saja yang bisa saya bantu hari ini? Terima kasih!
