Definisi dan Tujuan Pesan
Masyarakat Indonesia memiliki keunikan dalam cara berkomunikasi, salah satunya dalam penyusunan pesan. Pesan merupakan inti dalam komunikasi karena melalui pesan, seseorang dapat menyampaikan informasi, ide, gagasan, serta opini kepada penerima pesan. Artinya, pesan memiliki peranan yang penting dalam berkomunikasi, sehingga penyusunan pesan harus dilakukan dengan baik dan benar.
Definisi pesan dalam kamus besar bahasa Indonesia adalah segala apa yang disampaikan dengan mulut, tulisan, gambar, dan sebagainya, untuk memberi tahu, mengajak, menasihati, menyuruh, menghibur, dan sebagainya.
Penyusunan pesan dalam komunikasi terdiri atas beberapa tahapan, diantaranya adalah mengidentifikasi pesan yang akan disampaikan, memilih media yang tepat, serta mengemas pesan agar mudah dipahami oleh penerima pesan. Selain itu, penting juga untuk memperhatikan konteks dan tujuan dari penyampaian pesan. Sehingga, pesan yang disampaikan dapat menghasilkan efek yang positif dalam komunikasi yang dilakukan.
Tujuan dari penyusunan pesan ada beberapa yaitu:
- Memberikan Informasi
- Membuat Keputusan atau Persuasi
- Mendorong Tindakan
- Membangun Hubungan baik
Tujuan dari penyusunan pesan adalah untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan topik atau bahasan tertentu. Informasi ini bisa berupa fakta atau data yang harus disampaikan dengan jelas dan tepat agar mudah dipahami oleh penerima pesan.
Penyusunan pesan juga dapat digunakan untuk mempengaruhi atau meyakinkan penerima pesan untuk membuat keputusan atau bertindak sesuai dengan pesan yang disampaikan. Hal ini dikenal sebagai strategi persuasif yang dapat dilakukan dengan menggunakan argumen yang tepat dan logis.
Salah satu tujuan penting dalam penyusunan pesan adalah untuk mendorong penerima pesan untuk melakukan tindakan sesuai dengan pesan yang disampaikan. Pesan yang baik dan benar dapat mempengaruhi perilaku seseorang sehingga dapat merubah cara pandang dan tingkah lakunya dalam situasi tertentu.
Penyusunan pesan juga dapat digunakan untuk membentuk dan menjalin hubungan baik antara komunikator dan penerima pesan. Keterampilan dalam penyusunan pesan yang baik dapat meningkatkan efektivitas dalam komunikasi dan mencapai tujuan yang diharapkan.
Dalam komunikasi bisnis, penyusunan pesan yang baik dan benar sangat penting. Pesan yang disampaikan harus jelas, tidak ambigu dan memiliki tujuan yang jelas sesuai dengan konteks situasi yang sedang dihadapi. Selain itu, pesan harus disampaikan dengan tegas dan dapat memotivasi penerima pesan sehingga dapat menjalankan tindakan atau perubahan.
Dari uraian diatas, dapat diketahui bahwa penyusunan pesan dalam komunikasi harus dilakukan dengan baik dan benar untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Pesan harus disampaikan dengan jelas dan memiliki tujuan yang jelas agar dapat mempengaruhi dan mencapai tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu, penting bagi setiap orang untuk menguasai keterampilan dalam penyusunan pesan agar dapat terhubung secara efektif dalam komunikasi baik dalam situasi formal maupun informal.
Identifikasi Sifat Penerima Pesan
Penyusunan pesan memerlukan pemahaman yang matang untuk dilakukan secara efektif. Setiap orang memiliki sifat yang berbeda-beda dan sifat-sifat tersebut dapat mempengaruhi cara seseorang dalam menerima pesan. Oleh karena itu, identifikasi sifat penerima pesan menjadi salah satu hal penting yang harus dilakukan dalam proses penyusunan pesan. Ada beberapa sifat penerima pesan yang harus diperhatikan, di antaranya adalah:
1. Sifat emosional
Seseorang yang memiliki sifat emosional yang tinggi cenderung lebih sensitif dalam menerima pesan. Pesan yang disampaikan dengan kasar atau bahasa yang kurang sopan dapat menyebabkan ia merasa tersinggung dan kesulitan dalam memahami isi pesan tersebut. Oleh karena itu, penting bagi pembuat pesan untuk menggunakan bahasa yang santun dan tidak menyinggung perasaan penerima pesan.
2. Sifat skeptis
Seseorang yang skeptis cenderung sulit dalam menerima pesan. Mereka cenderung lebih berhati-hati dan mempertanyakan setiap informasi yang diberikan. Oleh karena itu, dalam menyusun pesan untuk seseorang yang bersifat skeptis, diperlukan pendekatan yang lebih persuasif dan pembuat pesan harus menyediakan data atau argumen yang cukup untuk membantu penerima pesan memutuskan.
3. Sifat ekstrovert dan introvert
Seseorang yang memiliki sifat ekstrovert cenderung lebih terbuka dan mudah bergaul, sehingga pesan yang disampaikan dapat mendorongnya untuk berinteraksi dan berpartisipasi dalam kegiatan. Sedangkan seseorang yang memiliki sifat introvert cenderung lebih tertutup dan cenderung menyendiri, sehingga pesan yang disampaikan untuk mereka sebaiknya disesuaikan dengan sifatnya. Pesan yang disampaikan sebaiknya lebih mempertimbangkan hal-hal yang bersifat pribadi serta menghindari terlalu banyak memperlihatkan aspek sosial yang ekstrovert.
Dalam menyusun pesan, pembuat pesan perlu memahami sifat penerima pesan untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara yang tepat dan efektif. Dengan memperhatikan sifat-sifat tersebut, diharapkan pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik oleh penerima pesan.
Bahasa yang Dapat Digunakan dalam Pesan
Proses penyusunan pesan bisa menggunakan berbagai bahasa yang ada di Indonesia. Bahasa yang digunakan dalam pesan harus disesuaikan dengan karakteristik dan tujuan pesan yang ingin disampaikan. Beberapa bahasa yang sering digunakan untuk menyusun pesan adalah sebagai berikut:
- Bahasa Indonesia Baku
- Bahasa Indonesia Gaul
- Bahasa Daerah
- Bahasa Asing
Bahasa indonesia baku adalah bahasa resmi yang digunakan di Indonesia. Bahasa ini digunakan dalam berbagai kesempatan termasuk dalam penyusunan pesan. Bahasa Indonesia baku dianggap lebih formal dan lebih tepat untuk digunakan dalam surat resmi, dokumen bisnis, ataupun dokumen hukum.
Bahasa Indonesia gaul adalah bahasa informal yang sering digunakan dalam percakapan sehari-hari. Bahasa ini lebih santai dan banyak menggunakan kata-kata slang atau istilah-istilah baru yang sering digunakan di media sosial. Bahasa Indonesia gaul cocok digunakan untuk menyusun pesan informasi atau sosial media.
Bahasa daerah merupakan bahasa yang digunakan di daerah tertentu di Indonesia. Setiap daerah memiliki bahasa daerah yang berbeda. Penyusunan pesan menggunakan bahasa daerah cocok untuk menyampaikan pesan khusus dan terbatas pada daerah tertentu, terutama untuk memperkuat identitas kebudayaan. Namun, penggunaan bahasa daerah harus disesuaikan dengan konteks pesan dan audiens yang dituju.
Untuk pesan yang ditujukan ke penutur bahasa asing, bahasa yang digunakan dalam penyusunan pesan bisa menggunakan bahasa asing. Bahasa asing yang sering digunakan dalam pesan adalah bahasa Inggris dan Mandarin. Hal ini bergantung pada audiens yang dituju dan pesan yang ingin disampaikan.
Dalam memilih bahasa yang digunakan dalam pesan, perlu dipertimbangkan karakteristik audiens atau penerima pesan. Penyusunan pesan yang baik harus memperhatikan tanggapan audiens dan memberikan dampak yang maksimal.
Evaluasi dan Penyempurnaan Pesan
Setelah proses penyusunan pesan selesai dilakukan, tidak berarti tugas selesai begitu saja. Evaluasi dan penyempurnaan pesan merupakan tahapan penting yang harus dilakukan untuk memastikan pesan dapat diterima dengan baik oleh penerima.
Tahap evaluasi dimulai dengan mengidentifikasi tujuan pesan dan orang yang menjadi target pesan. Hal ini akan membantu dalam menentukan parameter evaluasi yang benar-benar relevan dalam mengevaluasi pesan. Parameter evaluasi dapat mencakup tiga hal yaitu, efektivitas pesan, efisiensi pesan, dan ketepatan waktu. Efektivitas pesan menunjukkan apakah pesan tersebut berhasil menjadi dekat dengan tujuan yang ingin dicapai. Efisiensi menunjukkan seberapa baik respon pesan yang diberikan oleh audiens, dan ketepatan waktu berhubungan dengan waktu penerimaan pesan.
Setelah tujuan dan parameter evaluasi ditetapkan, langkah selanjutnya adalah melakukan pengumpulan data. Data yang dikumpulkan dapat berupa feedback baik secara langsung maupun tidak langsung. Feedback langsung bisa didapat dalam bentuk diskusi kelompok atau survei. Namun, feedback tidak langsung dapat didapat dengan mencoba memantau dan melacak perilaku audiens.
Setelah data berhasil dikumpulkan, proses selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap pesan berdasarkan data-feedback yang telah diperoleh. Analisis tersebut meliputi semua aspek seperti pembahasan materi, penyusunan pesan, dan presentasi pesan. Dari analisis tersebut, bisa dikenali apa yang baik dan apa yang kurang baik dari pesan yang disampaikan. Hal itu akan menjadi masukan untuk penyempurnaan pesan pada tahap berikutnya.
Proses penyempurnaan pesan harus mempertimbangkan dua hal yang berbeda yaitu pemilihan strategi dan penyesuaian isi pesan . Pilihan strategi pesan harus diseleksi dengan baik untuk memastikan pesan mudah dipahami oleh audiens, sehingga strategi yang diterapkan tidak ambigu dan jelas. Sedangkan penyesuaian isi pesan termasuk mengubah bahasa yang digunakan serta format pesan yang disampaikan agar sesuai dengan karakter audiens.
Pada tahap yang paling penting, penyampaian pesan, di dalamnya meliputi cara penyajian, konten yang disajikan, dan kekerasan dari ucapan atau tulisan. Penyampaian pesan dapat dirancang secara audio, visual atau tulisan. Sedangkan dalam konten pesan, pihak penyampaian pesan harus memberikan informasi yang tepat dan komprehensif tentang topik yang dibahas. Hal ini harus dilakukan dengan sederhana dan tidak terlalu detail.
Terakhir, penyampaian pesan juga harus mempertimbangkan kekerasan kata yang digunakan. Jika kata-kata yang kasar digunakan, pesan bisa dianggap off topic dan tidak etis, serta tidak akan membawa manfaat positif bagi audiens. Kekerasan kata harus dihadapi secara konstruktif dan penuh rasa hormat.
