Pengertian Komunikasi Kantor dan Konsep Dasarnya
Komunikasi kantor merupakan konsep yang sangat penting dalam suatu perusahaan atau organisasi apapun di Indonesia. Konsep komunikasi kantor terdiri dari sejumlah cara yang dipakai untuk mengirim pesan secara efektif di dalam lingkungan perusahaan, termasuk antara manajer dan karyawan, karyawan satu sama lain, dan antara perusahaan dengan pihak eksternal seperti pelanggan atau pemasok.
Konsep dasar dalam komunikasi kantor adalah pengiriman dan penerimaan pesan. Pesan itu sendiri bisa berupa instruksi, data, informasi atau ide-ide yang diteruskan antara berbagai pihak di dalam perusahaan atau organisasi tertentu. Bila proses pengiriman dan penerimaan pesan itu berhasil, maka komunikasi kantor dianggap berhasil dilakukan.
Namun, komunikasi kantor bisa juga mengandung beberapa elemen lain, seperti persepsi, bahasa tubuh, nada suara, waktu, tempat, dan konteks. Selain itu, ada pula beberapa karakteristik dalam komunikasi kantor yang perlu diperhatikan, seperti arah, media, dan hubungan.
Arah dalam komunikasi kantor bisa berupa vertikal, horizontal, atau diagonal. Vertikal berarti arah komunikasi dari atasan ke bawahan atau sebaliknya, sedangkan horizontal berarti antara karyawan sejajar dalam tingkat hierarki yang sama. Diagonal berarti antara orang di tingkat yang berbeda dalam hierarki perusahaan.
Media yang digunakan dalam komunikasi kantor bisa berbeda-beda, mulai dari lisan, tertulis, hingga email atau sosial media. Setiap media komunikasi kantor dianggap efektif dalam situasi tertentu, tergantung pada konteks dan jenis pesan yang akan disampaikan.
Hubungan antara pihak yang terlibat dalam komunikasi kantor juga memiliki peran yang penting dalam kesuksesan komunikasi. Sebuah hubungan yang baik dengan timbulnya rasa saling percaya dan saling menghargai, jadi mereka bisa saling mendukung, memberi masukan, dan bahu-membahu dalam mencapai tujuan perusahaan.
Secara keseluruhan, komunikasi kantor adalah konsep yang penting dan menarik dalam dunia bisnis dan organisasi. Memahami dan menguasai konsep dasar komunikasi kantor adalah penting bagi setiap karyawan atau manajer untuk membantu menjalin hubungan yang baik dan untuk mencapai tujuan perusahaan secara bersama-sama.
Tujuan Komunikasi Kantor dalam Organisasi Bisnis
Untuk mencapai tujuan bersama dalam sebuah organisasi bisnis, komunikasi kantor menjadi salah satu faktor penting dalam kelancaran tugas dan kerjasama antar anggota. Komunikasi kantor adalah proses penyampaian pesan antara pihak-pihak di lingkungan kerja, baik secara lisan, tulisan, ataupun elektronik. Berikut adalah tujuan-tujuan komunikasi kantor dalam organisasi bisnis.
1. Menginformasikan
Tujuan pertama dari komunikasi kantor adalah untuk menginformasikan sesuatu kepada pihak yang bersangkutan. Informasi tersebut dapat berupa aturan, kebijakan, target, atau tugas yang harus dilakukan oleh seorang karyawan. Selain itu, informasi juga dapat berupa informasi umum mengenai kondisi kerja, keadaan perusahaan, atau hal-hal terkait dengan bisnis yang sedang dijalankan.
2. Melakukan Koordinasi
Komunikasi kantor juga bertujuan untuk melakukan koordinasi antara karyawan yang satu dengan yang lainnya agar dapat bekerja sama dengan baik dalam mencapai tujuan bersama. Koordinasi ini bisa dilakukan dalam bentuk musyawarah, rapat kerja, ataupun pertemuan lainnya. Dalam hal ini, komunikasi kantor menjadi alat penting dalam mentransfer informasi antar departemen ataupun antar karyawan dalam suatu perusahaan.
3. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Tujuan dari komunikasi kantor dalam organisasi bisnis juga untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dalam mengambil bagian dalam perusahaan. Keterlibatan karyawan dalam sebuah perusahaan sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan motivasi kerja. Melalui komunikasi kantor yang baik, karyawan dapat merasa dihargai dan diakui keberadaannya sebagai bagian dari suatu tim kerja.
4. Membuat Keputusan
Komunikasi kantor juga menjadi faktor penting dalam pembuatan keputusan dalam suatu perusahaan. Para pemimpin perusahaan perlu melakukan komunikasi yang cukup untuk memahami kondisi perusahaan dan masalah-masalah yang dihadapinya. Dalam hal ini, komunikasi kantor menjadi alat penting dalam pengambilan keputusan yang tepat dan efektif.
5. Membangun Hubungan Kerja yang Baik
Tujuan dari komunikasi kantor dalam organisasi bisnis juga untuk membantu membangun hubungan kerja yang baik antar karyawan dan antar departemen dalam sebuah perusahaan. Melalui komunikasi yang baik, karyawan dan departemen dapat saling memahami dan bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama.
6. Mengatasi Konflik
Komunikasi kantor juga dapat membantu mengatasi konflik antara karyawan atau departemen dalam suatu perusahaan. Konflik dapat timbul karena perbedaan pendapat, persepsi yang berbeda, atau ketidaksepahaman mengenai suatu masalah. Dalam hal ini, komunikasi kantor menjadi alat untuk memperjelas masalah dan mencari solusi yang tepat untuk mengatasi konflik yang ada.
7. Meningkatkan Citra Perusahaan
Terakhir, tujuan dari komunikasi kantor dalam organisasi bisnis adalah untuk meningkatkan citra perusahaan. Komunikasi yang baik dan efektif dapat membantu memperkuat brand image perusahaan. Karyawan dan pelanggan yang puas dengan layanan atau produk yang diberikan akan menjadi promotor bagi perusahaan itu sendiri, yang dapat meningkatkan citra dan reputasi perusahaan di mata masyarakat.
Secara keseluruhan, komunikasi kantor merupakan alat penting dalam keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Tujuan-tujuan komunikasi kantor yang disebutkan di atas dapat membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif, efisien, dan harmonis dalam mencapai tujuan bersama.
Bentuk Komunikasi Kantor yang Sering Dilakukan
Komunikasi adalah bagian penting dari rutinitas kantor. Komunikasi yang baik di tempat kerja dapat membantu keseluruhan tim untuk menjalankan tugas dan mencapai tujuan secara lebih efektif. Di Indonesia, terdapat beberapa bentuk komunikasi kantor yang biasa dilakukan oleh tim dan individu. Berikut adalah beberapa bentuk komunikasi kantor yang sering dilakukan di Indonesia:
1. Komunikasi Tatap Muka
Secara umum, komunikasi tatap muka adalah interaksi langsung secara fisik antara beberapa orang, termasuk dalam lingkungan kerja. Dalam konteks kantor, pertemuan tatap muka atau rapat penting dilakukan untuk membahas masalah, mengkoordinasikan kegiatan, berbagi informasi, dan memperjelas peran dan tanggung jawab antara rekan kerja. Dalam budaya Indonesia, komunikasi tatap muka sangat dianjurkan karena dapat membantu membangun hubungan baik antara rekan kerja dan mempromosikan kepercayaan dan keakraban. Karena banyak budaya Indonesia didasarkan pada nilai-nilai sosial, tatap muka juga sering kali menjadi sarana untuk menunjukkan hormat dan mengucapkan terima kasih.
2. Komunikasi Telepon
Komunikasi telepon adalah bentuk komunikasi yang sering kali digunakan dalam kehidupan sehari-hari dan dalam lingkungan kerja. Di Indonesia, menggunakan telepon adalah cara yang efektif untuk menyelesaikan masalah atau membicarakan topik yang penting tanpa harus bertatap muka. Selain itu, ini adalah cara yang praktis untuk menjalin hubungan dengan rekan kerja di luar gedung kantor. Penting untuk diingat bahwa bunyi telepon seharusnya tidak terlalu keras dan selalu sedia mendengarkan ketika berbicara di telepon, karena sikap yang sopan dan hormat sangat penting dalam budaya Indonesia.
3. Komunikasi Email
Komunikasi email adalah bentuk komunikasi kantor yang sangat umum di Indonesia terutama saat pandemi Covid-19 yang menuntut jarak fisik. Komunikasi email memungkinkan orang untuk mengirim pesan atau surat secara elektronik dari komputer atau perangkat seluler ke alamat surat elektronik lainnya. Dewasa ini banyak layanan email yang gratis dan mudah digunakan seperti Gmail, Yahoo Mail, dan lain-lain. Penggunaan email adalah cara yang efektif untuk berkomunikasi dengan rekan kerja di luar kelompok kerja yang terpisah geografis atau ketika kita membutuhkan referensi tertulis yang dokumen, seperti bisnis proposal, laporan kerja, atau rencana penugasan. Namun, penggunaannya harus diatur dengan baik agar tidak membanjiri kotak masuk rekan kerja. Lebih baik mengirim email berisi informasi dasar dan menanyakan untuk komunikasi selanjutnya secara langsung.
Dalam menentukan bentuk komunikasi yang tepat di kantor, penting untuk mempertimbangkan target, konteks, dan pesan yang ingin disampaikan. Setiap bentuk komunikasi memiliki kelebihan dan kelemahan sendiri yang perlu diperhatikan. Semua bentuk komunikasi di atas dapat digunakan sesuai kebutuhan Anda dan lingkungan kerja pengguna.
Hambatan dalam Komunikasi Kantor dan Cara Mengatasinya
Komunikasi kantor dapat diartikan sebagai penyebaran pesan atau informasi antara para karyawan di lingkungan kerja, baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mencapai tujuan organisasi. Komunikasi kantor menjadi hal yang sangat penting dalam menjalin kerjasama dan kemitraan antara karyawan di kantor atau juga dalam menjalin komunikasi antara pihak internal dan eksternal.
Namun, terdapat beberapa hambatan yang sering kali mengganggu jalannya komunikasi kantor di Indonesia. Berikut adalah beberapa hambatan yang sering muncul dalam komunikasi kantor dan cara mengatasinya:
Tidak Mampu Menentukan Target Audience yang Tepat
Pertama, hambatan dalam komunikasi kantor adalah ketidakmampuan untuk menentukan target audience yang tepat. Ketidakmampuan dalam hal ini dapat membuat pesan yang disampaikan tidak sesuai untuk target audiens yang dituju. Sehingga, pesan tersebut tidak direspon dengan baik. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan karena memberikan pengaruh pada kinerja karyawan.
Cara mengatasinya adalah dengan mengidentifikasi target audiens terlebih dahulu sebelum mengirimkan pesan/pemberitahuan. Ketahui siapa saja yang berhak menerima informasi tersebut. Hal ini akan mendukung keberhasilan proses komunikasi, memfasilitasi kecepatan dan ketepatan dalam pengiriman informasi.
Saluran Komunikasi Tidak Jelas
Hambatan dalam komunikasi kantor yang kedua adalah saluran komunikasi yang tidak jelas. Hal ini disebabkan oleh kurangnya waktu untuk berkomunikasi, kurangnya kesempatan, dan ketidakjelasan saluran yang digunakan.
Cara mengatasinya adalah dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada. Pilihlah saluran komunikasi yang tepat, tergantung pada konteks yang dihadapi. Jenis saluran yang digunakan pun harus mudah diakses dan mudah dipahami oleh karyawan. Selain itu, buatlah jadwal apabila waktu yang tersedia terbatas agar komunikasi berjalan sesuai dengan rencana.
Bahasa Formal yang Sulit dipahami
Bentuk komunikasi kantor lainnya yang sering menyulitkan ialah penggunaan bahasa formal yang sulit dipahami. Ini membuat karyawan bingung apabila harus menyalurkan informasi dalam hal yang sulit dipahami oleh karyawannya.
Cara mengatasinya adalah dengan menghindari bahasa-bahasa yang sulit dipahami oleh karyawan. Atau bisa juga membuka peluang untuk karyawan memberikan umpan balik pada bahasa komunikasi yang sulit dipahami. Kemudian dikenali tujuan komunikasi internal dan regulasi bahasa yang digunakan dalam komunikasi yang akan membantu memudahkan pemahaman pesan yang disampaikan.
Komunikasi Tertulis dan Lisan yang Kampanye
Terakhir, adalah kurangnya kemampuan dalam melakukan komunikasi secara tertulis dan lisan yang baik dan benar. Hal ini membuat karyawan mengalami kesulitan baik dalam menerima pesan maupun dalam memberikan pesan
Cara mengatasinya adalah dengan meningkatkan kapasitas berbahasa dari memperkuat kemampuan membaca, menulis, berbicara, mendengarkan dan melakukan bahasa tubuh sehingga karyawan memiliki kemampuan yang memadai dalam berkomunikasi. Kemampuan tersebut harus didukung dengan keahlian dan kemampuan teknologi untuk menyesuaikan jenis media dalam komunikasi, apa-apa saja yang disampaikan serta efektif dalam menghasilkan komunikasi yang baik.
Demikianlah beberapa hambatan dalam komunikasi kantor yang dapat dihadapi dalam lingkungan kerja. Dalam mengatasi hambatan tersebut, karyawan harus memiliki kemampuan yang memadai dalam berkomunikasi. Selain itu, perlunya menjalin kerjasama untuk memperbaiki sistem komunikasi yang terjadi di kantor.
Pentingnya Pengembangan Komunikasi Kantor untuk Kemajuan Organisasi
Komunikasi kantor adalah bagian penting dalam organisasi. Hal ini tentunya sangat diperlukan untuk menjalankan bisnis yang sukses. Komunikasi kantor mencakup komunikasi antar karyawan, antara karyawan dengan manajemen, dan juga dengan klien atau pelanggan. Membangun komunikasi kantor yang baik sangatlah penting, karena dapat membawa banyak manfaat bagi organisasi. Berikut akan dibahas mengenai pentingnya pengembangan komunikasi kantor untuk kemajuan organisasi di Indonesia.
Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
Kualitas komunikasi kantor yang baik secara langsung berhubungan dengan efisiensi dan produktivitas dalam organisasi. Dengan adanya komunikasi yang efektif antar karyawan maupun dengan manajemen, maka tugas-tugas dapat dilakukan dengan lebih baik dan cepat. Hal ini tentunya akan membantu dalam meningkatkan performa kerja secara keseluruhan dan mampu mengurangi biaya karena kegiatan yang tidak efisien.
Mendukung Inovasi dalam Organisasi
Komunikasi kantor yang baik juga mampu memberikan dukungan dalam mengembangkan inovasi di dalam organisasi. Dalam lingkup organisasi, inovasi menjadi kunci utama dalam menjaga keberlangsungan bisnis. Dengan komunikasi yang baik, maka ide-ide baru dan terobosan dapat dibahas secara terbuka sehingga dapat meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan dalam organisasi.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Komunikasi kantor juga penting untuk menjaga kepuasan pelanggan. Karyawan harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan. Dengan adanya komunikasi yang baik, maka pelanggan akan merasa lebih nyaman dan akan terus mempercayai organisasi tersebut.
Meningkatkan Motivasi dan Rasa Kepemilikan Karyawan
Komunikasi kantor juga dapat membantu dalam meningkatkan motivasi karyawan dan rasa kepemilikan terhadap organisasi. Karyawan akan merasa lebih terlibat dalam kegiatan organisasi jika mereka merasa dihargai dan didengarkan. Komunikasi yang baik akan menunjukkan bahwa organisasi memperhatikan karyawan dan memperhatikan pendapat mereka. Hal ini tentu saja akan meningkatkan kepuasan karyawan dalam bekerja dan hal ini akan memengaruhi produktivitas dan efisiensi kerja mereka.
Mempertahankan Komitmen dan Konsistensi dalam Organisasi
Komunikasi kantor juga membantu dalam mempertahankan komitmen dan konsistensi dalam organisasi. Hal ini terutama terjadi ketika manajemen mampu memberikan visi dan arahan yang jelas kepada karyawan. Dalam hal ini, manajemen harus memberikan alur komunikasi yang jelas. Karyawan harus memahami visi organisasi dan bagaimana tugas mereka bersama-sama untuk mencapai tujuan tersebut. Hal ini akan meningkatkan motivasi dan semangat karyawan dalam mencapai tujuan organisasi dan mempertahankan keberlangsungan bisnis dalam jangka panjang.
Dalam kesimpulannya, pengembangan komunikasi kantor sangat penting dalam kemajuan organisasi di Indonesia. Dengan memperbaiki komunikasi antar karyawan, manajemen, dan pelanggan, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, inovasi, kepuasan pelanggan, motivasi karyawan dan mempertahankan komitmen dan konsistensi dalam jangka panjang.
