Definisi Surat Dinas
Surat dinas merupakan salah satu jenis surat resmi yang biasanya dibuat oleh instansi pemerintah atau perusahaan swasta. Surat dinas memiliki karakteristik dan format tertentu yang harus dipenuhi agar dapat dianggap sah dan resmi. Surat dinas biasanya digunakan untuk kepentingan internal antar departemen atau unit kerja dalam suatu instansi.
Dalam dunia pekerjaan, gaya bahasa pada surat dinas cenderung formal dan terstruktur. Hal ini dilakukan untuk menunjukkan profesionalisme dan disiplin dalam melaksanakan tugas. Karena alasan inilah, pada umumnya setiap instansi atau lembaga memiliki pedoman dalam menyusun surat dinas sesuai dengan kurikulum atau aturan yang berlaku.
Sebagai suatu aturan, surat dinas harus disusun dengan bahasa yang baik dan benar, sehingga dapat memudahkan pembaca dalam memahami isi dari surat. Contohnya, pada surat dinas administrasi biasanya terdiri dari judul, nomor, tanggal, kepada siapa surat tersebut ditujukan, dan berisi informasi tentang permintaan perizinan, berita, pandangan atau saran.
Selain itu, pada surat dinas juga harus mencantumkan nama pengirim, jabatan dan tempat kerja, dan nomor kontak. Tujuan dari mencantumkan informasi ini adalah untuk memudahkan penerima dalam mencari informasi atau menghubungi pengirim surat jika ada hal-hal penting yang harus dibicarakan.
Setelah memahami definisi dan karakteristik dari surat dinas, maka sebagai warga negara Indonesia harus dapat memahami bagaimana cara menyusun surat dinas yang benar dan efektif dalam komunikasi kantor. Pada dasarnya, langkah-langkah dalam menyusun surat dinas meliputi beberapa tahap seperti berikut ini.
1. Tentukan Struktur Surat Dinas
Sebelum memulai menyusun surat dinas, anda harus menentukan struktur atau format dari surat yang akan ditulis. Surat dinas biasanya terdiri dari 4 bagian utama:
- Header Surat berisi Logo resmi, nama instansi, alamat, nomor surat dan hal surat dinas yang akan dibahas.
- Isi surat berisi materi utama atau tujuan dari surat dinas yang akan ditulis secara jelas dan singkat.
- Tutup Surat berisi kalimat penutup atau salam, dan nama pengirim surat dinas.
- Lampiran Surat berisi daftar lampiran yang dibutuhkan atau akan disertakan dalam surat dinas tersebut.
Ketika menulis surat dinas, pastikan semua bagian tersebut mencantumkan informasi yang jelas dan benar agar tidak terjadi kesalahpahaman atau kekeliruan dalam pengiriman surat.
Persyaratan Penulisan Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi atau organisasi dalam hubungan tertulis antara satu instansi dan instansi lain atau antara pimpinan dengan bawahan. Surat dinas berisi informasi resmi yang harus ditulis secara formal dan benar agar dapat dipahami oleh pembaca.
Persyaratan Umum Penulisan Surat Dinas
Beberapa persyaratan umum dalam penulisan surat dinas di Indonesia yaitu:
- Gunakan Kop Surat Dinas
Kop surat dinas harus mencantumkan nama instansi, logo, alamat, nomor telepon, fax, email, dan website. Selain itu, di bagian kanan atas harus mencantumkan nomor urut surat dan di bagian kiri atas harus mencantumkan tanggal penulisan surat. - Gaya Penulisan
Gaya penulisan pada surat dinas harus formal dan rapi. Gunakan kalimat-kalimat yang jelas, mudah dipahami, dan profesional. Hindari penggunaan kata-kata yang tidak baku, semacam bahasa gaul, dan istilah-istilah yang hanya dikenal oleh sekelompok saja. - Bahasa Indonesia yang Baku
Surat dinas harus ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baku. Hindari penggunaan bahasa daerah atau slang. Perhatikan kaidah tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. - Penulisan Isi
Isi surat dinas harus jelas, singkat, dan padat. Pastikan informasi yang disampaikan relevan dengan tujuan surat. Di akhir surat, sertakan kalimat penutup dan ucapan terima kasih. Jangan lupa menyebutkan nama dan jabatan penanda tangan surat.
Bagian-Bagian Surat Dinas
Surat dinas terdiri dari beberapa bagian yaitu:
- Heading
Heading atau kepala surat merupakan bagian yang terletak di bagian atas surat dan memuat identitas instansi pengirim surat. - Penerima Surat
Pada bagian ini, cantumkan nama dan alamat instansi atau perorangan yang menjadi penerima surat. - Salutasi
Salutasi merupakan kalimat pembuka yang ditujukan kepada penerima surat. Contohnya: Kepada Yth, Bapak/Ibu/Saudara/i. - Pembukaan
Bagian pembukaan berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan penulisan surat dinas. - Isi Surat
Bagian ini merupakan inti dari surat dinas yang berisi informasi lengkap tentang hal yang disampaikan. Disusun dengan urutan yang sistematis dan mudah dipahami oleh penerima surat. - Penutup
Bagian penutup berisi kalimat-kalimat singkat yang mencerminkan rasa terima kasih, harapan, atau permohonan maaf dari pengirim surat. - Tanda Tangan dan Cap
Bagian penutup diakhiri dengan tanda tangan dan cap dari pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dinas.
Dalam mengirimkan surat dinas, pastikan surat telah diperiksa kembali agar terhindar dari kesalahan penulisan dan pengertian yang salah. Dengan memperhatikan persyaratan penulisan surat dinas yang benar, maka surat dinas yang disampaikan akan memiliki nilai keformalan yang lebih baik.
Struktur Surat Dinas
Surat dinas merupakan salah satu jenis surat resmi yang bertujuan untuk menyampaikan informasi yang berkaitan dengan urusan dinas atau pekerjaan. Surat dinas biasanya digunakan oleh instansi pemerintah atau swasta, untuk kepentingan internal maupun eksternal perusahaan. Dalam menyusun surat dinas, diperlukan struktur yang jelas agar surat dapat dibaca dan dimengerti dengan mudah oleh penerima surat.
Berikut adalah struktur surat dinas yang umumnya digunakan:
1. Kepala Surat
Kepala surat pada surat dinas berisi informasi mengenai nama instansi, alamat instansi, dan logo instansi. Penggunaan kepala surat pada surat dinas penting, karena bisa dijadikan sebagai identifikasi dan legitimasi ketika surat tersebut diterima oleh pihak yang dituju.
2. Nomor Surat dan Lampiran
Nomor surat pada surat dinas biasanya terdiri atas dua atau tiga angka yang ditulis pada bagian atas kanan halaman atau tepat di bawah logo instansi. Nomor surat ini penting sebagai acuan jika suatu saat surat tersebut perlu dicari kembali. Selain nomor surat, biasanya pada surat dinas juga ditambahkan kolom lampiran ke- dengan keterangan singkat mengenai dokumen apa saja yang dilampirkan dalam surat tersebut.
3. Salam Pembuka
Salam pembuka pada surat dinas umumnya terdiri atas kata-kata sapaan seperti “Kepada Yth”, “Dengan Hormat”, atau “Saudara/i”. Salam pembuka ini menandakan adanya rasa hormat dan kesopanan dalam menyampaikan pesan dalam surat dinas.
Salam pembuka biasanya diikuti dengan isi surat, atau kalimat yang menjelaskan tujuan dan kepentingan dari surat tersebut. Pada isi surat, dibuat dalam beberapa paragraf dengan pembahasan yang singkat, padat, dan jelas.
4. Penutup dan Tanda Tangan
Penutup pada surat dinas biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan, atau undangan untuk bertemu langsung. Setelah penutup, surat dinas harus ditandatangani oleh pihak pengirim dan dicap dengan stempel resmi instansi terkait. Tanda tangan dan cap instansi ini berguna untuk menunjukkan legalitas dan keabsahan dari surat tersebut.
Setelah selesai menulis surat dinas, pastikan untuk melakukan revisi agar surat tersebut terlihat lebih rapi dan jelas. Pastikan juga penggunaan tata bahasa yang baik dan benar dalam Bahasa Indonesia.
Dalam melakukan pengiriman surat dinas, pastikan juga untuk menggunakan kertas surat berwarna putih, ukuran kertas A4, dan teknologi printer yang berkualitas. Jangan lupa untuk mencantumkan alamat pengirim dan penerima, serta tanggal dan waktu pengiriman surat.
Dengan mengetahui struktur surat dinas yang baik dan benar ini, diharapkan kita dapat menyusun surat dinas yang berkualitas dan mudah dimengerti oleh pihak yang dituju. Jangan lupa untuk selalu menjaga etika dan kesopanan dalam menyampaikan informasi dalam surat dinas.
Pedoman Penulisan Surat Dinas
Surat dinas adalah salah satu bentuk surat resmi yang digunakan dalam instansi pemerintahan ataupun swasta. Penggunaannya pun sangat penting untuk menjaga profesionalitas dan efektivitas dalam berkomunikasi. Namun, bagaimana sebenarnya cara menyusun surat dinas yang baik dan benar? Simak langkah-langkahnya di bawah ini.
1. Tentukan Tujuan Surat Dinas
Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyusun surat dinas adalah menentukan tujuan dari surat tersebut. Tujuan ini harus jelas dan spesifik agar penerima surat dapat memahami dengan baik apa yang diinginkan oleh pengirim surat. Tujuan surat dinas bisa berupa permintaan, pemberitahuan, atau bahkan instruksi dari atasan.
2. Pilih Jenis Surat Dinas yang Sesuai
Terdapat beberapa jenis surat dinas yang biasa digunakan seperti surat undangan, surat perintah, surat edaran, surat keputusan, dan lain sebagainya. Penting untuk memilih jenis surat dinas yang tepat sesuai dengan tujuan dan isi surat yang hendak disampaikan.
3. Susun Isi Surat Dinas
Setelah mengidentifikasi tujuan dan jenis surat dinas yang hendak dibuat, langkah selanjutnya adalah menyusun isi surat dinas. Isi surat dinas harus disusun dengan bahasa yang lugas, jelas, dan mudah dipahami oleh penerima surat. Selain itu, isi surat dinas juga harus mencakup informasi yang lengkap dan relevan terkait dengan tujuan surat tersebut.
4. Gunakan Format dan Tata Bahasa yang Sesuai
Format dan tata bahasa yang digunakan dalam surat dinas juga sangat penting untuk diperhatikan. Umumnya, surat dinas menggunakan format kertas ukuran folio dengan ukuran font 12 atau 14 dalam jenis huruf Times New Roman. Selain itu, penggunaan tata bahasa yang benar dan sesuai dengan kaidah tata bahasa Indonesia juga harus diutamakan.
Pembukaan surat dinas biasanya dimulai dengan penulisan nomor surat, tanggal surat, serta identitas pengirim surat seperti nama instansi atau perusahaan serta nama dan jabatan pengirim surat. Selanjutnya, dalam mengalamatkan surat dinas, penerima surat harus ditulis dengan jelas dan benar, baik berupa nama atau jabatannya. Pada bagian akhir surat dinas, penutup surat biasanya dilakukan dengan menggunakan kalimat berupa ucapan terima kasih atau permohonan maaf, disertai dengan tanda tangan dan cap instansi.
5. Periksa dan Koreksi Kesalahan
Setelah selesai menyusun surat dinas, pastikan untuk melakukan pengecekan dan koreksi terhadap kesalahan yang mungkin terjadi dalam penulisan surat. Hal ini akan memastikan bahwa surat dinas yang disampaikan dapat dipahami dan tersampaikan dengan baik tanpa mengurangi profesionalitas dan efektivitas dalam berkomunikasi.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, menyusun surat dinas yang baik dan benar akan menjadi lebih mudah. Pastikan untuk selalu memperhatikan setiap detail dalam penyusunan surat dinas agar dapat memberikan kesan yang baik bagi instansi ataupun perusahaan yang Anda wakili. Semoga bermanfaat!
Contoh Surat Dinas yang Baik dan Benar
Setelah mengetahui cara menyusun surat dinas yang baik dan benar, penting untuk mengetahui contoh surat dinas yang baik dan benar sebagai referensi. Berikut adalah contoh surat dinas yang dapat dijadikan sebagai panduan untuk menyusun surat dinas yang baik dan benar.
Contoh 1: Surat Dinas Permohonan Cuti
Kepala Bidang Kesehatan
Rumah Sakit XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 45
Jakarta Selatan
Nomor : 01/BKS/RS/2021
Perihal : Permohonan Cuti Karyawan
Kepada Yth,
Direktur Rumah Sakit XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 45
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Budi Setiawan
Jabatan : Perawat
Departemen : Instalasi Gawat Darurat
Dengan ini mengajukan permohonan cuti selama 14 (empat belas) hari kerja pada periode tanggal 15 Februari 2021 s.d 28 Februari 2021. Alasan pengajuan cuti sebagai berikut :
– Sakit
– Kepentingan pribadi
Sebagai gantinya saya telah menunjuk Perawat lain yang akan menggantikan tugas saya selama cuti, yaitu :
Nama : Susi Nurhayati
Jabatan : Perawat
Departemen : Instalasi Gawat Darurat
Demikian permohonan ini saya ajukan, atas perhatian dan persetujuannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Budi Setiawan
Contoh 2: Surat Dinas Pemberitahuan Rapat
Kepada Yth.,
Seluruh Karyawan PT. ABCD
Di tempat
Nomor : 02/PBU/PT-ABCD/02/2021
Perihal : Pemberitahuan Pelaksanaan Rapat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa telah akan diselenggarakan rapat pada :
Hari Minggu, tanggal 21 Februari 2021
Pukul 09.00 WIB – selesai
Di Ruang Pertemuan Kantor Pusat PT. ABCD
Agenda rapat :
– Evaluasi kinerja tahun 2020
– Rencana kerja tahun 2021
Kami mengharapkan kehadiran serta partisipasi aktif dari Bapak/Ibu dalam pelaksanaan rapat tersebut. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur PT. ABCD
Toni Santoso
Contoh 3: Surat Dinas Undangan Seminar
Kepada Yth.,
Seluruh Karyawan PT. XYZ
Di tempat
Nomor : 03/PBU/PT-XYZ/02/2021
Perihal : Undangan Seminar Memperkaya Pengetahuan dan Kemampuan Kerja
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan undangan seminar yang akan diselenggarakan pada :
Hari Sabtu, tanggal 27 Februari 2021
Pukul 08.00 WIB – selesai
Di Gedung Serbaguna PT. XYZ
Agenda seminar :
– Perkembangan Teknologi Informasi di Era Digital
– Manajemen Keuangan Yang Efektif dan Efisien
– Investasi Saham Yang Aman dan Menguntungkan
Kami mengharapkan kehadiran serta partisipasi aktif dari Bapak/Ibu dalam acara seminar tersebut. Silakan mendaftar dengan mengisi formulir pendaftaran yang telah kami sediakan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur PT. XYZ
Irwan Setiawan
